Акт сверки взаимных расчетов – документ отражающий состояние взаиморасчетов между компаниями в течение определенного временного периода. Цель использования акта сверки является определение наличия задолженности или оценка правильности учета взаиморасчетов организаций.
Любой из контрагентов вправе выступить инициатором на составление акта сверки. Причиной для этого может послужить проверка того, правильно ли были составлены взаиморасчеты, и есть ли какая-то задолженность у его партнера. Акт отражает в себе все проведенные за определенный период времени операции. Период рассмотрения указывается инициатором.
После того, как акт будет подписан, его необходимо отправить другому контрагенту, который должен сверить все необходимые данные с теми данными, которые имеются у него. Если никаких ошибок не имеется, сторона подписывает документ, а также ставится соответствующая печать.
При наличии расхождений, нужно их указать отдельно в конце самого акта. Если у стороны-инициатора будет выявлена какая-либо задолженность, можно составить акт зачета взаимных требований, в котором у обеих сторон появится возможность двустороннего погашения долга.
Акт сверки взаимных расчетов: заполнение
Акт сверки имеет свободную форму заполнения (на основе письма Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2). В акте необходимо указать нужный период, за который были составлены все сведения, а также наименования тех контрагентов, между которыми он устанавливается. Необходимо указать дату его составления, а также присвоить индивидуальный номер.
Все бухгалтерские данные приводятся в таблице (в прикрепленных файлах). К числу этих данных можно также отнести данные об операциях, связанными с оплатой товара и его доставкой. Чтобы подтвердить достоверность всей используемой информации, к каждому счету, связанному с суммой в акте свертки, необходимо прикрепить соответствующий документ, к числу которых можно причислить чек, счет фактуру и др.
Все указанные сумма, отраженные на счетах дебета и кредита также указывается дата всех произведенных операций. В итоге считается общий оборот, связанный с дебетом и кредитом, после чего определяется конечное сальдо.
Чтобы указать задолженность, в конце таблицы необходимо написать: «По данным «Вписать имя нужной организации» на «здесь указать необходимую дату» задолженность в пользу «здесь указать вторую организацию» составляет «указывается сумма». При отсутствии задолженности необходимо вписать 0,00 рублей.
При отсутствии задолженности главные бухгалтеры могут подписать этот акт. При наличии задолженности, а также отказа той или иной организации выплатить долг по каким-то причинам, можно подать обращение в суд. В таком случае необходимо иметь заверенную подпись руководителя а также печать.
Скачать акт сверки взаимных расчетов. Образец, бланк
Видео-урок “Акт сверки взаимных расчетов в 1С Бухгалтерия”
Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.
Назначение документа
Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.
Периодичность составления
Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:
1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.
Акты сверки и составление годовой отчетности
Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.
Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.
Форма документа
На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:
1. Наименование.
2. Дата его формирования.
3. Данные о составителе.
4. Краткое содержание проведенной операции.
5. Измерители указанных хозяйственных операций.
6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.
7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.
Порядок заполнения
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Проведение сверки
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Правила подписания
Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.
Статус документа
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.
Когда требуется составление акта?
Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.
Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:
- возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
- необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
- работа с дорогостоящими изделиями;
- проведение инвентаризации по части расчетов;
- необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.
Каковы оптимальные сроки?
Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.
В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.
Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.
Как заполнять акт сверки?
Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:
- Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
- В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
- Все данные должны быть строго распределены по договорам.
Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).
Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:
Как правильно проводить сверки?
Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.
Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.
Что делать после того, как акт составлен?
Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.
Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.
Имеет ли акт юридическую силу?
Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.
За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.
Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.
По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.
Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.
Чтобы не допустить ошибок во взаиморасчетах, предприниматели составляют акт сверки по итогам очередного этапа сотрудничества. Заполненный бланк акта сверки взаиморасчетов позволяет контрагентам согласовать платежи и понять, существует ли задолженность.
Как правильно составить акт сверки взаиморасчетов
Акты сверки составляется бухгалтерской службой предприятия в двух экземплярах, визируется печатями (при наличии) и подписями главного бухгалтера и руководителя, а затем направляется в соответствующую службу контрагента. Бухгалтерия контрагента, получив образец акта сверки взаиморасчетов, проверяет реестр всех операций, содержащийся в документе, а затем вносит собственные данные в форму. Готовый документ направляется партнеру, который инициировал сверку.
Сверка расчетов с партнером может производиться как по какому-либо конкретному договору (счету-фактуре, поставке), так и в целом по всем коммерческим отношениям с данным контрагентом за определенный период. Обязанность применения актов сверки взаиморасчетов, а также периодичность проведения расчетов с контрагентами какими-либо нормативно-правовыми документами не устанавливаются, тем не менее такие акты постоянно используются в деловом документообороте.
Акт сверки взаимных расчетов пригодится для решения следующих вопросов:
- найти ошибку в расчетах с контрагентом;
- урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности;
- косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет;
- доказать, что должник признал долг;
- провести зачет встречных однородных требований.
В бухгалтерии акт нужен, чтобы провести инвентаризацию расчетов, а также выявить безнадежные долги и списать их.
В нашем онлайн-сервисе вы можете заполнить и скачать бланк акта сверки взаиморасчетов – работа над документом не займет больше нескольких минут.
С этим шаблоном часто используют: | Популярные документы и процедуры: |
Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2019 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.
Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать - ниже есть образец.
Акт сверки: скачать бланк (excel)
Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.
Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.
Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую - его контрагент. Пример акта сверки - далее.
Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец
Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.
Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец
В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные - в кредит.
Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.
Акт сверки: заполнить онлайн
В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel - по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно - сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже - акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.
В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн - и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.
Кто подписывает акт сверки?
Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.
Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными - ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.
Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.
Если контрагент не согласен - составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.
Акт сверки с разногласиями: образец заполнения
В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь - скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.
Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.
Вам также могут потребоватьсяВ некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг - хороший тон. Рассмотрим их подробнее.
Сопроводительное письмо к акту сверки: образец
Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:
Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.
Запрос акта сверки у контрагента: образец
Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец - ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.
Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец
Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.
В письме обязательно укажите:
- банковские реквизиты организации,
- документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
- причины, сумму и сроки возврата.
Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.
Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?
Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.
Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?
Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.
Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами» . Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.
Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов - образец заполнения 2019 В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов - скачать его можно Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно
Loading...